Vilka företag kan använda sig av tjänsten?

I nuläget fungerar tjänsten för aktiebolag.

Vilka möjligheter finns det att kommunicera med personal genom systemet?

Du och din personal kan kommunicera mellan varandra genom systemet. Personal kommunicerar via app/widget för smartphone och som chef genom webbgränssnitt för dator. Som chef kan du välja enskild anställd, flera eller hela gruppen att skicka meddelande till.

Kan ledighetsansökningar skötas genom systemet?

Du kan enkelt hantera dessa genom att din personal skickar förfrågan om ledighet genom systemet som du sedan kan godkänna eller avslå. Du kan besvara förfrågan med ett meddelande. Historiken finns kvar så du och din personal vet vad ni kommit överens om.

Finns det personalliggare?

Ja.

Är personalliggaren godkänd av Skatteverket?

Ja, den är godkänd av Skatteverket.

Hur registreras närvaro i personalliggaren?

Den registreras genom att använda stämpelklockan.

Hur gör jag för att använda stämpelklockan?

Du anger ditt anställningsnummer och väljer orsak för din närvaro respektive frånvaro.

Vilka kollektivavtal hanterar stämpelklockan?

Stämpelklockan är kalibrerad med kollektivavtalade tidsregler för arbetare och tjänstemän inom fordonsverkstad.

Kollektivavtal för arbetare är ”Motorbranchavtalet för arbetare inom bil- och traktorverkstad”. Avtalet är framtaget av Motorbranchens arbetsgivarförbund och Industrifacket Metall (IF Metall)

Kollektivavtal för tjänstemän är ”Tjänstemän inom motorbranchen”. Avtalet är framtaget av Motorbranchens Arbetsgivarförbund, Unionen, Ledarna och Sveriges Ingenjörer.

Ingår löneberedning i tjänsten?

Ja, löneberedning ingår i tjänsten.

Hur får personalens sina lönebesked?

Lönebeskeden skickas digitalt. Anställd kan se dem genom att logga in med BankID.

Vem sköter rapportering av avtalade pensionsförsäkringar gentemot Fora och Collectum?

Det gör vi.

Vem sköter rapportering av sjukfrånvaro gentemot Försäkringskassan?

Det gör vi.

Hur godkänner jag personalens tidkort?

Du godkänner tidkorten genom attestfunktion i personalsystemet.

När ska jag vara klar med tidkorten?

Senast den 5:e varje månad ska du vara klar med tidkorten. Därefter stängs perioden för löneberedning.

Hur gör jag för att godkänna utbetalning av löner?

Det gör du genom att attestera lönebeskeden i programmet efter att vi gett signal om att löneberedningen är klar.

Vart hittar jag mitt anställningsnummer?

Du hittar det i appen (widget).

Hur ser jag mitt innestående saldo för kompensationsledighet?

Det gör du genom att logga in i appen (widget).

Vart ser personal hur många semesterdagar de har kvar?

Det redovisas på senaste lönebeskedet.

När regleras närvaro och frånvaro på lön?

Avvikelser från föregående månad redovisas innevarande månad, dvs. Månad 1 uppstår avvikelse och månad 2 syns det på lönebeskedet.

Vilket bokföringsprogram använder ni?

Vi samarbetar bland annat med Fortnox men använder oss också av andra lösningar för att skapa en automatiserad helhetslösning avseende företagets personal- och ekonomihantering.

Hur fungerar det om man har ett affärssystem idag och som behövs för att kunna sköta affären?

Ni kan i stort sett använda er av vilket affärssystem som helst. Vi integrerar med de allra flesta kända systemen på marknaden.

Här är några vanligt förekommande system som vi integrerar med:

Ingår programlicenser?

Ja, alla licenser ingår.

Krävs det någon installation av program lokalt på datorn?

Nej, alla program är webbaserade, dvs. det krävs endast en webbläsare med internetuppkoppling.

Vem konterar fakturorna innan de ska godkännas för betalning?

Vi sköter kontering av fakturan och frisläpper den till dig när den är klar för att godkännas för betalning.

Vem godkänner fakturorna för betalning?

Det gör ni genom att attestera fakturan i programmet.

Hur gör jag med fakturor som idag kommer på mejl från leverantör?

Vi meddelar er leverantör om ny mejladress.

Hur hanterar jag fakturor som kommer som fysisk post?

Du fotar dessa med appen och skickar på så vis in den till vår Affärsservice. Tänk på att du måste arkivera det fysiska underlaget i enlighet med bokföringsnämndens riktlinjer. Rådgör gärna med oss om vad som är bästa lösningen för er.

Vem bokför kvitton?

Det gör vi.

Hur gör jag med kvitto när jag handlat med mitt företagskort?

Du fotar det med appen och skickar på så vis in det till oss.

Hur gör vi om det saknas information för bokföring av kvitto?

Vi skickar då meddelande till dig genom systemet om önskad komplettering.

Hur gör jag med fysiska kvittounderlag?

Du arkiverar dem enligt riktlinjer från bokföringsnämnden. Rådgör gärna med oss om vad som är bästa lösningen för dig.

Vem sköter avstämning och bokföring av bankgirobetalningar?

Det gör vi.

Vem sköter avstämning av betalningar och bokföring för kortinlösen?

Det gör vi.

Vem sköter avstämning av betalningar och bokföring för delbetalning och kedjeanslutna betalkort?

Det gör vi.

Vem gör deklarationer mot Skatteverket?

Vi har integration mot Skatteverket och kan på så vis sköta deklarationer och avstämningar.

Hur vet jag vad som ska betalas till Skatteverket?

Vi meddelar dig vilken summa ska betalas till Skatteverket.

Vad är ett deklarationsombud?

Ett deklarationsombud har rätt att lämna alla elektroniska deklarationer som det finns en e-tjänst för, till exempel moms- och arbetsgivardeklarationer, inkomstdeklaration 1 och 2.

Varför behövs det ett deklarationsombud?

Ni behöver göra oss till deklarationsombud för att vi ska kunna göra deklarationsarbetet åt er.

Vem gör inkomstdeklaration 2 (företag)

Det gör vi.

Vem upprättar årsbokslut?

Det gör vi.

Vem upprättar årsredovisning?

Det gör vi enlighet K2-regelverket.

Måste vi ha en revisor också?

Här kan du läsa om ditt företag behöver en revisor.

Jag tycker det är svårt med siffror, kan jag få hjälp att tolka dem?

Vår Affärsservice hjälper dig att tolka siffrorna och diskutera lämpliga åtgärder för att du på bästa sätt ska kunna utveckla din verksamhet.

Ingår lagringsplats för arkivering i molnet?

Ja, det ingår Tjänsten.

Vilka typer av dokument kan vi lagra i arkivet?

Arkivering av underlag såsom aktiebok, intyg från Bolagsverket, kvittenser från Skatteverket, årsredovisningar, anställningsavtal, kundavtal, leverantörsavtal, etc. Alla underlag som är kopplat till bolagets bokföring eller för bolaget viktiga underlag arkiveras i systemet.

När vi får underlag som ska arkiveras, hur går det till?

Ni skickar dem till en inkorg med en unik mejladress som ni får av oss. Vi katalogiserar sedan underlagen till rätt plats.

Kommer vi åt underlagen som är arkiverade?

Ja, ni har alltid tillgång till alla underlag genom att logga in i programmet.

Vi har del för företaget viktiga dokument arkiverade i pärmar idag, vad gör vi med dessa?

Vi hjälper er att digitalisera och katalogisera underlagen i arkivet.

Vilka behörigheter behöver ni ge oss för att vi ska kunna utföra tjänsten?

De vanligaste behörigheterna som vi behöver är:

  1. Ni behöver göra oss deklarationsombud på Skatteverket.
  2. Ni behöver göra oss till användare hos er bank (ej utbetalningar).
  3. Ni behöver göra oss till administratör hos Fora och Collectum.
  4. Ni behöver göra oss till administratör hos er leverantör av kortinlösen.